Meglepően sok tényező van hatással kommunikációnk minőségére. Sokszor nem is gondolnánk, hogy ezek a többnyire apró hibák (amelyeket gyakran kombinálva is elkövetünk), lényegesen sokat levonnak mondandónkból, amely az üzleti életben kifejezetten hátrányos lehet. Ezek közül az alábbiak fordulnak elő a leggyakrabban:
Túlzottan udvarias kommunikáció
Sokan azt hiszik, hogy az udvariasság egy megbeszélés vagy a tárgyalási készség legfontosabb eleme, ami részben igaz, de túlzásba nem kell vinni. Túlságosan udvariasnak és távolságtartónak lenni az egyik legrosszabb módja az üzleti kommunikációnak. Jóllehet az üzleti környezet rendkívül hektikus tud lenni, függetlenül attól, hogy melyik szegmensében vagyunk. Különböző üzeneteket, feljegyzéseket és szövegeket kell írni, miközben alapvető, hogy mondanónk tömör legyen, de tartalmazza a lényeget, és minimalizálni kell a ráfordított időt is. Bizonyos embereknél ez túlzottan udvarias stílust eredményez, email-ek írásakor például gyakran találkozhatunk ezzel a hibával. Viszont, ha tudjuk, hogy a főnökünknek mindössze két perce van átfutni és értelmezni a közlendőnket, akkor jobb, ha nem udvarias frázisokkal töltjük meg a mondandónkat, hanem hamar a lényegre törünk. Érdemes elkerülni a túl hosszú mondatokat és elhagyni a felesleges cikornyákat, vagyis minél rövidebbre fogni mondanivalónkat. Az emberek nagyon hálásak lesznek, hogy időt spórolunk nekik és egyre jobban odafigyelnek majd arra, amit mondunk, mert megtanulják, hogy minden szavunk fontos és lényeges.
Homályos és semmitmondó kommunikáció
Amennyire fontos a direkt kommunikáció, annyira nagy teher tud lenni a homályos üzenet vagy fogalmazásmód az üzlet világában. Jóllehet néha nem árt óvatosan bánni a szavakkal, hogy hagyjunk magunknak lehetőséget a változtatásra, a homályos vagy bizonytalan kijelentések, illetve megfogalmazások – például egy szerződéskötés esetén – elbizonytalaníthatják a másik felet. Ha közlendőnkben számokat, konkrét időpontokat vagy adatokat használunk sokkal precízebbnek tűnik majd a munkánk és ezáltal mi magunk is. Ilyen helyzetekben el kell felejteni az olyan homályos töltelékszavakat, mint a sok, néhány, egyszer… stb. Ezek nem teszik lehetővé a tiszta értelmezést és tervezést, ezáltal teret enged a félreértéseknek és az összhang hiányához vezet.
Nem nyomonkövető kommunikáció
Akár menedzserként szólunk a beosztottainkhoz, akár beosztottként a felettünk állóhoz, mindig tartsuk szem előtt az utánkövetést. Ez azt jelenti, hogy rászánjuk az időt és vesszük a fáradságot arra, hogy elküldjünk e-maileket vagy még azonnal a megbeszélés után kérdéseket teszünk fel. Ha valamiben nem vagyunk biztosak, mindig kérdezni kell. A Google például beépített egy nyomonkövetést a levelezőrendszerébe, de sok más hatékony módszer áll még rendelkezésünkre, mint például a Trello vagy más Kanban alapú módszer, amely nagyon jól integrálható sokféle folyamatra főleg, ha a csapatunk több fronton is zsonglőrködik a feladatokkal.
Rossz kommunikációs eszköz megválasztása
Érdemes szem előtt tartani azt is, hogy még a legkorrektebb üzenet is elvész, ha rosszul választjuk meg a kommunikációs csatornát. Minden címzetthez meg kell találni a megfelelő módszert és egyénileg hozzá kell igazítanunk, ahogyan meg kell találnunk a különböző helyzetekhez leginkább passzoló kommunikációs csatornákat is. Sürgős esetekben például rövid szöveges üzenetekben vagy üzenetküldő applikációkkal kommunikálunk, míg más esetben az e-mail a legjobb választás. Ha viszont tudjuk, hogy az adott szituáció milyen kommunikációt kíván, akkor lényegesen hatékonyabb lesz az egész folyamat.
Most csak néhány tényezőt emeltünk ki, amelyek hatással vannak kommunikációnkra, de ha ezekre tudatosan odafigyelünk, akkor rövid időn belül hatékonyabbak és sikeresebbek leszünk.
Ha tetszett ez a cikkünk, itt még több érdekes olvasnivalót találsz a témában!
